Berbagi Pengalaman Dari Angkatan 16

T.O.P 2007 yang hadir :

• Doni
• Kudank
• Isman
• Faisal
• Bo'im
• Randi
• Wijanarko

Pembicaraan dari Doni :

• T.O.P itu apa?

adalah representasi dari angkatan masing-masing yang menggambarkan kondisi angkatan tersebut. Penilai (PBB) merupakan satu keluarga yang tidak terbatas ruang dan waktu atau beda angkatan. Misalnya kalau kuliah digabung beberapa kelas, yang mungkin agak buruk tetapi menggalang kebersamaan.

Jangan sampai telat kalau ngumpul-ngumpul, ngumpul ini saja telat! Bagaimana ke depannya?

Tetapi bukan berarti langkah ini buruk, mudah-mudahan ke depan menjadi bagus. Komitmen harus mantap seiring berjalannya waktu akan tampak yang bener-bener mau berkorban untuk T.O.P.

T.O.P tidak bisa mempengaruhi penempatan walaupun T.O.P dekat dengan anggota kepengurusan/kepegawaian. Penempatan hanya ditentukan oleh diri kita sendiri. Dengan adanya modernisasi, maka segala sesuatunya ditentukan dengan SOP (Standard Operating Procedures) termasuk penempatan, dan lain-lain.

T.O.P pasti rugi (tidak ada untungnya), waktu, tenaga, dll. Meski ada yang memandang T.O.P akan mendapat pengalaman dan ibadah dari segi pandangan yang lain.

T.O.P harus siap saja dengan cacian dan makian dari temen yang tidak puas.

• Tentang Outline?

Tanya dulu ke kantor tentang data yang tersedia di kantor tersebut. Jika ada perubahan, maka hubungi dengan temen yang ada di Jakarta sehingga yang mengurusi masalah perubahan itu ke dosen pembimbing (dospem) adalah temen yang ada di Jakarta. Dulu ada Ketua Bidang yang menampung perubahan temen-temen yang di daerah dengan bidang penulisan yang sama dengan konsultasi ke dospem.

Bentuk : Setiap bidang penulisan dikoordinator disesuaikan dengan jumlah dospem.

Jika terdapat kesamaan judul maka disolusikan terlebih dahulu dengan sesama Penilai, lalu dikonsultasikan dengan dospem.

Dulu banyak koordinator tentang bidang penulisan, konsultasi, dll yang bertugas menghubungkan dosen dengan mahasiswa. Karena jika ada masalah misalnya perubahan judul yang perlu koordinasi dengan dosen maka koordinatorlah yang memfasilitasi. Itupun sesuai dengan watak dosen tersebut, ada yang mau ada yang tidak.

Masalah judul sama, bagusnya koordinasi dulu secara internal baru ke dosen dengan fasilitas TOP/koordinator bidang penulisan. Meskipun ada dosen yang santai, koordinator adalah filter utama.

• Tahapan deskjob T.O.P?

*Sebelum PKL

Segera bentuk koordinator bidang penulisan yang bisa dari luar TOP. Mengurus masalah dosen, nomor dan alamat, terus buat janji untuk outline yang berubah-ubah yang benar-benar harus mendapat persetujuan dari dospem. Paling tidak menyerahkan judul kasar. Dari Ketua koordinator, terus ke bagian koordinator tiap dospem.

Draft kasar dulu diserahkan ke dospem (ketikan rapi selalu yaa..), soalnya penyerahan banyak ke pejabat. Judul harus sesuai keinginan/persetujuan dospem. Takut begitu laporan udah selesai, ternyata harus diubah.

*Selama PKL

Anggota T.O.P perlu ada koordinasi dengan sekre, jadi harus ada anggota yang PKL di Jakarta dan domisili di STAN. Unutk mengatasi masalah temen yang lagi PKL di daerah, misalnya masalah MALAS MASUK. Sebelum orang kantor melapor ke sekre, maka anggota T.O.P yang ada di Jurangmangu harus koordinasi dengan PJ kantor untuk menjelaskan masalah itu.

Ingat : KITA PKL TAPI KITA MASIH MAHASISWA DAN BISA DI D.O.

Masalah ini juga terkait dengan pencairan uang PKL. Biasanya sekre langsung koordinasi dengan gedung A (bagian keuangan) sehingga T.O.P perlu tanya teknisnya. Dulu uang PKL langsung diantar ke orang, bagaimana dengan temen di daerah? Masalah non-teknisnya adalah pemberian untuk orang/pihak yang mengantar uang tersebut. Jika ada temen/PJ kantor yang nanya tentang uang itu, maka T.O.P bisa menjelaskannya dengan tepat, apa ada potongan atau tidak, atau ada Keputusan dari STAN.

Waktu penyusunan laporan, maka koordinator bidang penulisan-lah yang berperan. Untuk yang di daerah harus tetap kontak dengan dospem misalnya dengan e-mail karena ada dosen yang minta progress tiap bab. Tapi ada juga dosen yang minta BIMBINGAN LAPORAN setelah kita PKL.

Routing Slip adalah bukti kegiatan kita, kumpul outline, pertemuan dengan dospem, laporan PKL, dll. Tahun lalu ada batas minima Roting Slip, misalnya temu dosen: 3X.

Bagaimana waktu PKL, di satu bidang saja atau di-rolling? Berdasarkan kebijakan siapa?

Kalo dari kantor mintanya satu seksi saja, sedang kita perlu rolling, maka kita minta rolling saja dengan subbid TU a.k.a Tata Usaha dengan alasan mau nyari data.

Untuk bagian keberatan dan pengurangan, sebaiknya yang kena di kantor di wilayah itu, maka kumpulin dulu temen yang sebidang baru minta data ke Kanwil. Anggota T.O.P juga harus aktif di daerah itu untuk masalah Kanwilnya dan koordinasi KPP yang di bawah Kanwil itu, yang bukan T.O.P juga bisa, tetapi harus dengan pantauan T.O.P. Dan yang dapat data dari Kanwil harus mau share dengan temen yang lain.

Ingat! PKL adalah praktik, maka kita di sini adalah menimba ilmu, misal dengan rolling.

Tiap anggota PKL harus datang dulu ke kantor untuk membicarakan tentang PKL, bidang, surat perizinan, dan masalah rolling apalagi dengan modern, PKL adalah sangat penting untuk rolling untuk mengetahui Kantor Pratama.

Seragam saat PKL sebaiknya koordinasikan dengan Kasubbag TU.

Bagaimana jika ada masalah yang MALAS? Sebaiknya selesaikan individu dulu dengan kantor dan sekre melalui T.O.P.

Baik-baiklah dengan orang kantor dan orang sekre. Jika ada orang kantor yang nyeleneh, maka tergantung nurani masing-masing. Mau diterima, diikuti atau tidak, maka harus ditanggulangi dengan baik, cara menerima atau menolak dengan baik.

*Setelah PKL menjelang kompre

Memastikan dospem untuk hadir waktu kompre. Ada PJ kompre, memastikan dengan sekre masalah dosen penguji (ada yang tidak akur) dan jadwal kompre sehingga yang hari pertama persiapannya bagus dan antisipasi perubahan jadwal. Terus kontak dengan orang sekre yang ngatur jadwal, apalagi seharusnya dospem ikut menguji karena dia-lah yang menolong ujian kita karena dia yang mengatur arah laporan kita. Sebaiknya temen jangan pulang waktu jeda kompre, takut ada perubahan jadwal termasuk yang sudah kompre takut ada dosen yang mau me-revisi, stand by terus di Jakarta dari tgl 1-19 September 2008.

Ketika kompre ada yang piket (anggota T.O.P yang kompre hari lain) yang memastikan perubahan yang terjadi mendadak, konsumsi, fotokopi, dan keperluan lainnya untuk temen yang sedang kompre.

Saat menjelang Wisuda, kuota pendamping harus ditolong oleh temen T.O.P terutama bagi temen yang di daerah karena pendamping terbatas, bisa dengan kabid pensi dengan pendaftaran kolektif.

Masalah relasi dengan tim sukses spes lain adalah untuk keperluan setelah wisuda yakni penempatan. Hubungannya harus dijalin sejak sekarang biar lebih langgeng dengan sinergi yang lebih baik. Setelah koordinasi pun kita harus tetap ada hubungan yang baik, termasuk anggota T.O.P yang ada di kampus selama PKL untuk koordinasi dengan tim sukses spes yang lain, misalnya masalah uang, jadwal, dll.

Anggaran harus beda antara sebelum wisuda dengan sesudah wisuda. Karena setelah sesudah wisuda biaya adalah terkait dengan semua tim sukses. Dalam penentuan dan pertanggungjawaban itulah T.O.P juga harus terlibat.

Penggabungan tim sukses : Mengurus masalah pemberkasan, yang paling rentan adalah daftar riwayat hidup dan surat lamaran, takut formatnya salah sehingga anggota T.O.P-lah yang mengurus itu. Setelah penempatan, harus ada anggota T.O.P yang mengurus temen di tiap instansi, misal DJKN atau DJP. Bisa saja dengan pemisahan dan penunjukan pengurus lama menjadi pengurus baru di tiap instansi tersebut. Setelah pemisahan inilah akan ada pembagian/pencampuran anggota tim sukses sesuai dengan instansi.

SK penempatan, tugas TOP adalah pengurusan SK penempatan. Yakni bagaimana tugas TOP dan tim sukses spes lain tetap berjalan dengan adanya penyerahan tanggung jawab ke anggota/temen sesuai tempat.

Masalah tempat tinggal (basecamp) T.O.P, perlu koordinasi dengan tim sukses lain. Apalagi untuk membahas uang setelah wisuda yang tidak terpisah untuk siap spes agar lebih mudah.

Sumber : Yudhistira

Resensi : Febri Umar Doni, Ketua T.O.P 2007 (Angkatan 16)

Artikel ini merupakan gambaran dialog T.O.P 2008 dengan T.O.P 2007

Semoga bermanfaat bagi teman-teman. Terima kasih.